Datenschutzrechtliche Bestimmungen

Datenarten	Zur Account-Nutzung: In-App (Security & Technische N.): IP-Adresse Datum und Uhrzeit der Anfrage Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT) Inhalt der Anforderung (konkrete Webseite) Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode jeweils übertragene Datenmenge Website, von der die Anforderung kommt Browser Betriebssystem und dessen Oberfläche Sprache und Version der Browsersoftware
Weitergabe von Daten	keine
Cloudnutzung	keine
Tracking	Google Analytics
Werbung	gds. keine Werbung. nur im gesetzlichen Rahmen bei Updates und gleichartigen Produkten per E-Mail

§ 1 Information über die Erhebung personenbezogener Daten und Anbieterkennzeichnung

1. Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung dieser Website. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, also z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.
2. Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 EU-DatenschutzGrundverordnung (DS-GVO) ist H. & P. KLINIK am RING für operative Medizin GmbH & Co.KG, Hohenstaufenring 28, 50674 Köln, info@klinik-am-ring.de (siehe unser Impressum). Unser Datenschutzbeauftragter ist Herr Dr. iur. Andreas Pinheiro LL.M., info@ap-datenschutz.de.
3. Falls wir für einzelne Funktionen unseres Angebots auf beauftragte Dienstleister zurückgreifen oder Ihre Daten für werbliche Zwecke nutzen möchten, werden wir Sie unten im Detail über die jeweiligen Vorgänge informieren. Dabei nennen wir auch die festgelegten Kriterien der Speicherdauer.

§ 2 Rechte, insbesondere auf Auskunft und Widerruf

1. Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
   • Recht auf Auskunft,
   • Recht auf Berichtigung oder Löschung,
   • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
   • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
   • Recht auf Datenübertragbarkeit.
2. Wenn Sie eine Einwilligung zur Nutzung von Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Sollte die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung bestehen, bleibt diese bis zur Ausübung des Widerrufs gültig.
3. Alle Informationswünsche, Auskunftsanfragen oder Widersprüche zur Datenverarbeitung richten Sie bitte per E-Mail an info@klinikam-ring.de oder an die unter § 1 Abs. 2 genannte Adresse.
4. Sie können von uns jederzeit verlangen, Ihre Daten zu löschen. Hierbei können gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, die es uns erlauben, Ihre Daten bis zum Ablauf der Frist aufzubewahren.
5. Wenn Ihre Daten unrichtig sein sollten, haben Sie das Recht, uns zu einer Berichtigung aufzufordern. Dieser Aufforderung kommen wir unverzüglich nach.
6. Sie haben das Recht, Ihre uns zur Verfügung gestelltenpersonenbezogenen Daten von uns, soweit technisch möglich, in einem lesbaren Format zu erhalten, um Sie einem anderen Unternehmen zur Verfügung zu stellen (Recht auf Datenübertragbarkeit).
7. Sie haben das Recht, sich bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden:
   https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

§ 3 Datensicherheit

Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit, insbesondere zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor Gefahren bei Datenübertragungen sowie vor Kenntniserlangung durch Dritte. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik entsprechend jeweils angepasst.

§ 4 Erhebung personenbezogener Daten bei informatorischer Nutzung und Kontaktaufnahme

1. Bei der lediglich informatorischen Nutzung der Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO):
   • IP-Adresse
   • Datum und Uhrzeit der Anfrage
   • Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
   • Inhalt der Anforderung (konkrete Webseite)
   • Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
   • jeweils übertragene Datenmenge
   • Website, von der die Anforderung kommt
   • Browser
   • Betriebssystem und dessen Oberfläche
   • Sprache und Version der Browsersoftware
2. Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über das Kontaktformular wird Ihre E-Mail-Adresse, ihr Name und, falls Sie dies angeben, Ihre Telefonnummer von uns gespeichert. Der Zweck dieser Speicherung ist lediglich die Kontaktaufnahme, um Ihre Fragen zu beantworten.
3. Rechtsgrundlage der Erhebung bei einer Kontaktaufnahme ist die Einwilligung, die Sie durch Absenden des Kontaktformulars kundgetan haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).
4. Ebenso nutzen wir Ihre Daten nicht zu eigenen oder fremden Werbezwecken.
5. Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei IhrerNutzung unserer Website Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert.Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf IhrerFestplatte, dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet, gespeichert werden und durch welche der Stelle, die das Cookiesetzt (hier durch uns), gewisse Informationen zufließen. Cookieskönnen keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computerübertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamtnutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

§ 5 Cookies

1. Bei Nutzung der Website werden lediglich solche Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert, die zur Nutzung der Website zwingend erforderlich sind.
2. Wir verwenden auf unserer Website Cookies. Solche Cookies sind notwendig, damit Sie sich auf der Website frei bewegen und deren Features nutzen können; hierzu gehört u. a. auch der Zugriff auf gesicherte Bereiche der Website. Durch Cookies können wir nachvollziehen, wer die Webseite(n) besucht hat, und hieraus ableiten, wie häufig bestimmte Webseiten besucht werden, welche Teile der Site sich besonderer Beliebtheit erfreuen. Session-Cookies speichern Informationen über Ihre Aktivitäten auf unserer Website.
3. Diese Website nutzt folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise im Folgenden erläutert werden:
   • Transiente Cookies (temporärer Einsatz)
   • Persistente Cookies (zeitlich beschränkter Einsatz)
   • Third Party Cookies
4. Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen.  adurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf die Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder Sie den Browser schließen.
5. Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.
6. Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z. B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie eventuell nicht alle Funktionen dieser Website nutzen können.
7. Es werden folgende Cookies verwendet:

§ 6 Datenweitergabe zur Wartung der Webseite

1. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergeben, es sei denn wir informieren Sie über eine Weitergabe.
2. Unsere IT-Dienstleister besitzen Zugriff auf unsere gespeicherten Daten, um Fehler zu beheben und uns zu ermöglichen die geforderten technisch organisatorischen Maßnahmen durchzuführen. Hierbei berufen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an der Sicherung unserer IT gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. auf die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
3. Der oder die IT-Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und schriftlich beauftragt. Sie sind an unsere Weisungen gebunden und werden von uns regelmäßig kontrolliert. Die Dienstleister werden diese Daten nicht an Dritte weitergeben.
4. Eine Weitergabe Ihrer Daten außerhalb des EU (EWR)-Raumes findet nicht statt.

§ 7 Webtracking - Google Analytics

1. Diese Website benutzt, sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben, Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited („Google“). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“: Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google LLC in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google LLC in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Website-Aktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Website-Nutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Website-Betreiber zu erbringen.
2. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.
3. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch den Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plug-in  herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.
4. Diese Website verwendet Google Analytics mit der Erweiterung „_anonymizeIp()“. Dadurch werden IP-Adressen gekürzt weiterverarbeitet, eine Personenbeziehbarkeit kann damit ausgeschlossen werden. Soweit den über Sie erhobenen Daten ein Personenbezug zukommt, wird dieser also sofort ausgeschlossen und die personenbezogenen Daten damit umgehend gelöscht.
5. Wir nutzen Google Analytics, um die Nutzung unserer Website analysieren und dadurch regelmäßig verbessern zu können. Über die gewonnenen Statistiken können wir unser Angebot verbessern und für Sie als Nutzer interessanter ausgestalten.
6. Für die Ausnahmefälle, in denen personenbezogene Daten in die USA übertragen werden, hat Google Ireland über den Abschluss sog. Standard-Datenschutzklauseln (SDK) gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart, dass ein vergleichbares Datenschutzniveau beim Datentransfer in Ihr Drittland sichergestellt wird. Weitere Informationen erhalten Sie unter:
   https://privacy.google.com/businesses/compliance/#!#gdpr
7. Rechtsgrundlage für die Nutzung von Google Analytics ist ihre Einwilligung, mithin Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO.
8. Informationen des Drittanbieters: Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland,
   Nutzerbedingungen:
   http://www.google.com/analytics/terms/de.html,
   Die Datenschutzerklärung:
   https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de.
9. Klicken sie hier um- Google Analytics auszuschalten

§ 8 Datenerhebung zum Zwecke der Bewerbung

1. Auf unserer Homepage bieten wir offene Stellen an. Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, werden wir Ihre postalisch oder per EMail eingehenden Bewerbungsunterlagen so lange speichern, bis der Bewerbungsprozess beendet ist.
2. Sollten wir uns nicht für Sie entscheiden, werden wir Ihre Bewerbungsunterlagen vier Monate nach Bewerbungsendevernichten. Wir berufen uns hier auf unser berechtigtes Interessean einer effizienten rechtlichen Verteidigung gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 21 Abs. 5 AGG. DiePräklusionsfrist für solche Klagen beträgt 2 Monate.
3. Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten beruht auf § 26 Abs. 1 BDSG, denn sie ist notwendig zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses.

Einsatz eines KI-gestützten Chatassistenten

Wir setzen auf unserer Website einen digitalen Chatassistenten ein, der Nutzerinnen und Nutzern allgemeine Informationen zur Praxis (z. B. Öffnungszeiten, Kontaktmöglichkeiten, organisatorische Hinweise) bereitstellt. Der Chatassistent ersetzt keine medizinische Beratung und führt keine Anamnese, Diagnostik oder Terminvergabe durch.

Technische Bereitstellung
Die Chatfunktion wird technisch bereitgestellt durch:

synMedico GmbH
Wilhelmshöher Allee 300
34131 Kassel

synMedico stellt ausschließlich die technische Infrastruktur bereit und hat keinen Zugriff auf Inhalte oder Verläufe von Chatkommunikationen.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch synMedico finden Sie unter:
https://synmedico.de/datenschutz/

Verarbeitung durch Dritte (OpenAI)
Zur Generierung von Chat-Antworten nutzt die Anwendung eine Schnittstelle („API“) zur KI-Plattform von:

OpenAI, Inc.
3180 18th Street
San Francisco, CA 94110, USA

Die Inhalte Ihrer Texteingaben im Chat werden an OpenAI übermittelt und dort verarbeitet, um eine passende Antwort zu erzeugen. OpenAI speichert diese Inhalte ggf. temporär zur technischen Bereitstellung. Eine Verwendung dieser Daten zum Training der Modelle erfolgt nicht.

Die Übermittlung von Daten an OpenAI in die USA erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch OpenAI finden Sie unter:
https://openai.com/privacy
Details zur Verarbeitung im Rahmen der API-Nutzung finden Sie unter:
https://platform.openai.com/docs/guides/your-data

Kategorien verarbeiteter Daten
Im Rahmen der Chatnutzung werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten verarbeitet, es sei denn, Sie geben diese freiwillig ein.
Verarbeitet werden:

• vom Nutzer eingegebene Freitexte (z. B. organisatorische Fragen)
• systemseitig generierte Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, Thread-ID)

Sofern Sie freiwillig personenbezogene Angaben (z. B. Name, Telefonnummer, Gesundheitsinformationen) in den Chat eingeben, können diese technisch erfasst und verarbeitet werden – sie sind jedoch nicht erforderlich und werden ausdrücklich nicht abgefragt. Bitte geben Sie keine sensiblen oder medizinischen Informationen im Chat ein.

Zweck der Verarbeitung

• Bereitstellung praxisbezogener Informationen
• Verbesserung der Erreichbarkeit und Nutzerfreundlichkeit
• Vorqualifizierung für weiterführende Kontaktaufnahme

Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sofern Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) angeben, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Speicherdauer
Die Praxis speichert Chatdaten nicht dauerhaft. Inhalte werden lediglich temporär verarbeitet, um eine unmittelbare Antwort zu generieren sowie zur Wiederherstellung und Fortführung des Gesprächsverlaufs über mehrere Sitzungen hinweg.

Hierzu wird auf Ihrem Endgerät ein Cookie mit einer sogenannten Thread-ID gesetzt. Diese ermöglicht es, den bisherigen Chatverlauf bei erneutem Aufruf der Seite wiederherzustellen. Die Laufzeit dieses Cookies beträgt 30 Tage. Der zugehörige Verlauf wird serverseitig entsprechend vorgehalten und automatisch gelöscht, wenn er nicht mehr benötigt wird oder die Thread-ID abläuft. Eine darüber hinausgehende Speicherung durch die Praxis erfolgt nicht.

OpenAI kann im Rahmen des Missbrauchsmonitorings („Abuse Monitoring“) Logs erstellen. Diese Logs können Inhalte (Prompts und Antworten) sowie abgeleitete Metadaten enthalten. Standardmäßig werden diese Logs für bis zu 30 Tage gespeichert, es sei denn, gesetzliche Verpflichtungen erfordern eine längere Aufbewahrung.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter:
https://platform.openai.com/docs/guides/your-data

Empfänger der Daten

• OpenAI, Inc. (USA) – Sprachverarbeitung
• synMedico GmbH – technischer Systemanbieter (ohne Zugriff auf Inhalte)

Herkunft der Daten
Die Daten werden ausschließlich direkt bei Ihnen im Rahmen der Nutzung des Chats erhoben. Es erfolgt keine Erhebung über Dritte.

Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Hinweis zu Cookie-Consent-Tools

Je nach technischer und rechtlicher Auslegung Ihrer Website empfehlen wir:

• die Einbindung des Widgets erst nach Zustimmung über ein Consent-Banner
• oder eine manuelle Aktivierung über einen Button, z. B. „Assistent starten“

Bitte stimmen Sie das Vorgehen ggf. mit Ihrer Webagentur oder Datenschutzbeauftragten ab.

Wenn das ::ORA Widget nicht wie gewünscht eingeblendet wird, prüfen Sie bitte folgendes:

• Nach der Einbindung des Scripts ggf. Browser-Cache und Cookies löschen.
• Wenn ein Caching-Plugin installiert ist (z. B. WP Rocket), auch hier den Page-Cache leeren.
• Falls die Website so eingestellt ist, dass Scripts durch ein Plugin minimiert (minifiziert) werden, muss das ::ORA-Script ggf. als Ausnahme hinzugefügt werden.

Geben Sie dieses Schreiben bitte an Ihre Webagentur oder Ihre technische Ansprechperson weiter

Bei Rückfragen zur technischen Integration oder Konfiguration stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Schreiben Sie uns an support@synmedico.de – Ein kompetenter Ansprechpartner setzt sich dann mit Ihnen in Verbindung.